Bis eine Organisation als EMAS-Teilnehmer in das EMAS-Register eingetragen werden kann, sind folgende Schritte nötig:

Umweltprüfung
Umfassende Untersuchung aller Umweltaspekte und Umweltauswirkungen einer Organisation, die im Zusammenhang mit ihren Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen entstehen. Hierzu zählen auch die rechtlichen Rahmenbedingungen sowie bereits bestehende Organisationsstrukturen.

Ziele: Ist-Zustand erfassen, Stärken und Schwächen erkennen, Handlungsfelder identifizieren, Rechtsverzeichnis anlegen

Umweltmanagementsystem
Aufbauend auf den Ergebnissen der Umweltprüfung und den allgemeinen Zielen der Organisation werden zunächst Umweltleitlinien (Umweltpolitik) entwickelt, die den Rahmen für das weitere Handeln vorgeben und von der obersten Leitung in Kraft gesetzt werden. Das Umweltmanagementsystem dient dazu, diese Leitlinien mit Leben zu erfüllen und in die Praxis umzusetzen. Dabei geht es z.B. darum, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festzulegen, konkrete Ziele und Maßnahmen zu formulieren, die erforderlichen Mittel bereitzustellen, Vorgehensweisen abzustimmen, Schulungsbedarf für die Mitarbeiter zu klären sowie Überprüfungs- und Kommunikationssysteme einzurichten. Die wichtigsten Regelungen müssen schriftlich fixiert werden.

Das ganze System folgt dem bekannten Plan-Do-Check-Act Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung.

Ziele: Umweltmanagementsystem, das auf die Gegebenheiten der Organisation zugeschnitten ist, klare Organisationsstrukturen, angemessene Dokumentation, erhöhtes Bewusstsein aller Beschäftigten

Umweltbetriebsprüfung (Audit)
Durch Interviews mit Beschäftigten und der Prüfung von schriftlichen Unterlagen wird überprüft, ob das eingerichtete System so funktioniert, wie es soll, z.B. durch Fragen wie:

• Wissen die Menschen über ihre Aufgaben im Umweltmanagement Bescheid?
• Sind die Abläufe zielführend?
• Ist der Dokumentationsaufwand angemessen?
• Werden die Umweltziele erreicht?
• Werden alle relevanten Vorschriften eingehalten?
• Können Fehlentwicklungen rechtzeitig erkannt werden? 

Die Umweltbetriebsprüfung ist bei EMAS regelmäßig zu wiederholen, innerhalb von drei Jahre sollen alle Prozesse der Organisation überprüft werden. Die Ergebnisse müssen schriftlich festgehalten werden.

Ziele: Verbesserungspotenziale aufspüren, Nachbesserungsbedarf erkennen

Umwelterklärung
Mit der Umwelterklärung informiert die Organisation die Öffentlichkeit über ihr EMAS-System: Umweltpolitik, Umweltmanagementsystem, die wesentlichen Umweltauswirkungen, Umweltziele und das damit verbundene Umweltprogramm. Die Umwelterklärung muss der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen, ob gedruckt oder als Datei.

Ziel: Information der interessierten Öffentlichkeit, Mitarbeiter, Kunden usw.

Validierung durch Umweltgutachter
Der Abschluss der Bemühungen ist der Besuch des Umweltgutachters. Ein unabhängiger, staatlich zugelassener Umweltgutachter prüft die Unterlagen und das System vor Ort, sowie die Angaben in der Umwelterklärung. Entspricht das eingerichtete System den Anforderungen von EMAS, wird die Umwelterklärung für gültig erklärt.

Ziele: neutrale und objektive Begutachtung des Systems, Verbesserungsvorschläge, formale Bestätigung

Eintrag in das EMAS - Register
Die Organisation kann sich jetzt bei der zuständigen IHK oder Handwerkskammer in das Register eintragen lassen, das beim DIHK geführt wird. Alle Registrierungen aus ganz Europa kommen in einer zentralen Datenbank zusammen, die von der Europäischen Kommission geführt und öffentlich zugänglich gemacht wird.

Vor der Eintragung wird noch eine Routineabfrage bei der zuständigen Behörde eingeholt, dass kein Verstoß der Organisation gegen geltende Umweltvorschriften vorliegt.

Eine EMAS-Registrierung ist also der glaubwürdige und transparente Nachweis einer Organisation für einen funktionierenden und ambitionierten Umweltschutz.

www.emas-register.de

Mit der Eintragung erhält die Organisation eine Registernummer und darf das EMAS-Logo für organisations- bzw. standortbezogene Werbezwecke während der Gültigkeit des Zertifikats (drei Jahre) nutzen. Ausgenommen ist die Produktwerbung, weil ein Umweltmanagement keine Rückschlüsse auf die Umweltverträglichkeit eines Produkts zulässt.

Ziele: Dokumentation der EMAS-Teilnahme, Werbemöglichkeit